- Rekisterinpitäjä
Keurusselkä Hotels Oy
Rekisterinpitäjä määrittelee asiakastietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja vastaa myös siitä, että asiakastietojen käsittely tapahtuu lainmukaisesti.
- Edustaja rekisteriin liittyvissä asioissa
Iris Mäkinen, toimitusjohtaja. iris.makinen@klubin.fi
Pirkko Koskela, myyntipäällikkö, pirkko.koskela@hotelkeurusselka.fi
- Rekisterin nimi
Asiakas- ja henkilöstörekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteAsiakastietojen käsittely perustuu
- rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai
- sopimukseen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.
Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Keurusselkä Hotels Oy:n kanssa.
Henkilöstörekisterissä olevien henkilötietoja käsittely perustuu sopimukseen työntekijän ja työntekijän välillä.
Huomioitavaa, kun tietoja käsitellään asiakkuus- ja henkilöstösuhteen nojalla:
Asiakkuussuhde syntyy tyypillisesti silloin, kun asiakas varaa tai käyttää rekisterinpitäjän palveluita. Asiakkuussuhde voi syntyä myös, kun henkilö rekisteröityy rekisterinpitäjän palvelun käyttäjäksi, jossa hän voi omilla tunnuksillaan tehdä varauksia ja tilauksia palveluista yms. Asiakkuussuhde voi syntyä myös, kun asiakas tilaa rekisterinpitäjältä uutiskirjeen.
1) Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita kuluttaja-asiakkaalta otetaan pöytä- tai huonevarausta tehtäessä tai huone- ja ravintolalaskutusta varten.
2) Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään tietoja, joita kuluttaja-asiakkaalta otetaan uutiskirjeen lähettämistä varten.
- Henkilötietojen käyttötarkoituksetAsiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:
- asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
- asiakassuhdeviestintä
- asiakkaan tekemien varausten käsittely
- palveluiden myynti ja toteutus
- maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
- rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi,
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
- palkkojen maksamiseen ja muihin lakisääteisiin toimiin
Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja
- asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
- kansalaisuus
- varauksia koskevat tiedot
- asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
- tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
- tieto siitä, jos asiakas on antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin (markkinointi tekstiviestitse tai sähköpostitse)
- tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
- asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten huonetta koskevat erityistoiveet, esteettömyysasiat)
- mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
- mahdolliset erityisruokavaliotiedot
Yritysten yhteyshenkilötietojen käsittely
Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:
- Yritysasiakkaan yhteyshenkilön henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
- Mistä henkilötiedot saadaan
- Rekisteröidyltä itseltään
- Palvelujen ostosta/majoittautumisesta saadut tiedot
- Muilta varaussivustoilta, mm. Booking.com
- Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ellei viranomainen sitä pyydä. Alihankkijoille luovutetaan asiakkaan tietoja siinä tapauksessa, että liittyvät palveluntarjontaan, mm. erikoisruokavaliot.
Käsittelyn ulkoistaminen
Asiakasrekisterin suoramarkkinointiin käytettävien yhteystietojen käsittelijänä on Aidia Oy, joka tarjoaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointiviestien lähettämiseen tarvittavan ohjelmistopalvelun.
- Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle
Jos tietoja ei siirretä kolmansiin maihin, voidaan selosteessa todeta, että tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
- Henkilötietojen säilytysaikaa koskevat kriteerit
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen, Keurusselkä Hotels Oy:n, palveluja. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 12 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.
Henkilötietoja säilytetään seuraavan kalenterivuoden loppuun, ellei lain mukaan muuta edellytetä.
Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan aina lain edellyttämiä säilytysaikoja. Kirjanpitolain nojalla säilytettäviä tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin kirjanpitoaineistoa (tositteita) on kirjanpitolain nojalla säilytettävä.
Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen, kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi.
Kun tietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään sopimuksen tultua suoritetuksi niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).
Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.
Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
- Rekisteröidyn oikeuksista
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella. Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.
Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
- rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu sopimukseen.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet on kesken.
Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tai vaatimuksen tekeminen
Rekisteröidyn tulee tehdä tarkastusoikeutta koskeva pyyntö 2. kohdassa tarkoitetulle rekisterinpitäjän edustajalle.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja pyynnössä tulee olla rekisteröidyn omakätinen allekirjoitus. Rekisterinpitäjällä on myös oikeus varmistaa pyynnön tekijän henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta ja muilla tarpeellisilla tavoilla, joilla voidaan varmistaa se, että henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen.
Mitä tässä on todettu tarkastuspyynnön tekemisestä, koskee myös muun rekisteröidyn oikeuden toteuttamista koskevaa pyyntöä tai vaatimusta.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
- Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan yrityksen toimistolla tai postitse osoitteeseen Keurusselkä Hotels Oy Keurusseläntie 134, 42700.
Keuruu 17.6.2020
Iris Mäkinen
toimitusjohtaja